Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen
Als Manager ist die Bearbeitung von Urlaubsanträgen eine Ihrer Hauptaufgaben.
Einen Antrag genehmigen
- Navigieren Sie zur Seite 'Genehmigungen'. Alle ausstehenden Anträge für Ihre direkten Mitarbeiter werden hier angezeigt.
- Klicken Sie auf die grüne Häkchen-Schaltfläche ('Genehmigen') für den Antrag, den Sie bearbeiten möchten.
- Sie können optional eine Notiz hinzufügen und dann auf 'Genehmigung bestätigen' klicken.
Einen Antrag ablehnen
- Klicken Sie auf die rote X-Schaltfläche ('Ablehnen') für den Antrag.
- Sie müssen eine Notiz mit dem Grund für die Ablehnung hinzufügen.
- Klicken Sie auf 'Ablehnung bestätigen'. Der Mitarbeiter wird per E-Mail über die Entscheidung und Ihre Notizen informiert.
Die Wichtigkeit von Manager-Notizen
Manager-Notizen sind ein entscheidender Bestandteil des Genehmigungsworkflows.
Warum sind Notizen bei Ablehnungen erforderlich?
Eine Ablehnung ohne Erklärung kann zu Frustration und Verwirrung führen. Die Anforderung von Notizen stellt sicher, dass:
- Mitarbeiter eine klare Begründung erhalten.
- Die Kommunikation transparent bleibt.
- Ein schriftlicher Nachweis für die Entscheidung vorliegt.
Wie es funktioniert
Beim Ablehnen eines Antrags ist das Textfeld 'Notizen' ein Pflichtfeld. Die in dieses Feld eingegebenen Informationen werden in die E-Mail-Benachrichtigung an den Mitarbeiter aufgenommen.
Live-Status Ihres Teams anzeigen
Der Teamstatus-Bildschirm gibt Ihnen einen Echtzeit-Überblick über die Aktivitäten Ihres Teams.
Zugriff auf den Bildschirm
Klicken Sie einfach in der Seitenleiste auf 'Teamstatus'. Diese Seite ist nur für Manager und Administratoren sichtbar.
Die Status verstehen
- Eingestempelt: Der Mitarbeiter arbeitet aktiv.
- In Pause: Der Mitarbeiter hat eine Pause begonnen.
- Ausgestempelt: Der Mitarbeiter hat seine Arbeit für den Tag beendet.
- Im Urlaub: Der Mitarbeiter hat einen genehmigten Urlaubsantrag für heute.
Einen neuen Benutzer zu ClockWell einladen
Die Erweiterung Ihres Teams in ClockWell ist einfach.
Schritte zum Einladen
- Navigieren Sie zur Seite 'Teammitglieder'.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Benutzer einladen'.
- Füllen Sie den Namen, die E-Mail-Adresse, den Titel des neuen Benutzers und weisen Sie ihm optional einen Manager zu.
- Klicken Sie auf 'Einladung senden'. Der Benutzer erhält eine E-Mail, um sein Konto einzurichten.
- Hinweis: Eingeladene Benutzer werden auf der Teammitgliederseite mit dem Status 'Eingeladen' angezeigt, bis sie ihr Konto aktivieren.
Einen Manager für einen Mitarbeiter zuweisen oder ändern
Die Zuweisung eines Managers ist für den Genehmigungsworkflow für Urlaubsanträge von entscheidender Bedeutung. Wenn einem Mitarbeiter kein Manager zugewiesen ist, werden seine Urlaubsanträge zur Genehmigung an den ersten Firmenadministrator weitergeleitet.
Schritte zur Zuweisung eines Managers
- Navigieren Sie zur Seite 'Teammitglieder'.
- Finden Sie den Mitarbeiter, den Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie auf das Menü 'Aktionen' (drei Punkte).
- Wählen Sie 'Manager festlegen'.
- Wählen Sie den neuen Manager aus der Dropdown-Liste oder wählen Sie 'Kein Manager', um ihn zu entfernen, und klicken Sie auf 'Speichern'.
Einen benutzerdefinierten Feiertagskalender für einen Mitarbeiter festlegen
Manchmal müssen Mitarbeiter in verschiedenen Regionen unterschiedlichen Feiertagskalendern folgen.
Schritte zum Festlegen eines Kalenders
- Navigieren Sie zur Seite 'Teammitglieder'.
- Klicken Sie auf das Menü 'Aktionen' (drei Punkte) für den gewünschten Mitarbeiter.
- Wählen Sie 'Feiertagskalender festlegen'.
- Sie können entweder 'Firmenstandard' beibehalten oder 'Spezifischen Kalender zuweisen' wählen, um einen anderen Kalender nach Land und Region auszuwählen.
- Klicken Sie auf 'Änderungen speichern'.
- Hinweis: Wenn Sie 'Firmenstandard' wählen, wird jede spezifische Überschreibung für diesen Benutzer entfernt.
Anfängliche Urlaubsguthaben für einen Mitarbeiter festlegen
Wenn ein neuer Mitarbeiter mitten im Jahr anfängt, müssen Sie sein anfängliches Urlaubsguthaben für das laufende Jahr festlegen. Dies ist eine einmalige Einrichtungsaktion.
Wann dies zu verwenden ist
- Beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters, der einen anteiligen Urlaubsanspruch für sein erstes Jahr hat.
- Zur Korrektur des anfänglichen Guthabens eines Mitarbeiters, wenn dies bei der Ersteinrichtung übersehen wurde.
Schritte zum Festlegen der anfänglichen Guthaben
- Navigieren Sie zur Seite 'Teammitglieder'. Sie sehen ein 'Einrichtung erforderlich'-Abzeichen neben jedem neuen Mitarbeiter, der diese Aktion benötigt.
- Klicken Sie auf das Menü 'Aktionen' (drei Punkte) für den Mitarbeiter und wählen Sie 'Anfängliche Guthaben festlegen'.
- Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die er für jeden Urlaubstyp für den Rest des laufenden Jahres haben sollte, und klicken Sie auf 'Speichern'.
- Hinweis: Dies legt nur das Guthaben für das laufende Jahr fest. Zukünftige Jahre verwenden den standardmäßigen oder benutzerdefinierten jährlichen Anspruch.
Benutzerdefinierte Urlaubsansprüche für einen Mitarbeiter verwalten
Sie können die firmenweiten Standard-Urlaubsansprüche für einzelne Mitarbeiter außer Kraft setzen. Dies legt eine dauerhafte neue jährliche Gesamtmenge für sie fest.
Wann dies zu verwenden ist
- Langjährige Mitarbeiter mit mehr Urlaubstagen als dem Standard.
- Führungskräfte oder andere Rollen mit unterschiedlichen Vertragsbedingungen.
- Teilzeitbeschäftigte, die einen spezifischen, anteiligen jährlichen Anspruch haben.
Schritte zur Verwaltung von Ansprüchen
- Navigieren Sie zur Seite 'Teammitglieder'.
- Klicken Sie auf das Menü 'Aktionen' (drei Punkte) für den gewünschten Mitarbeiter.
- Wählen Sie 'Urlaubsansprüche verwalten'.
- Aktivieren Sie den Schalter 'Benutzerdefiniert' für jede Richtlinie, die Sie überschreiben möchten, und geben Sie die neue Gesamtzahl der jährlichen Tage ein. Klicken Sie auf 'Speichern'.
Den firmenweiten Feiertagskalender ändern
Legen Sie den Standard-Feiertagskalender fest, der für alle Mitarbeiter gilt, die keine individuelle Überschreibung haben.
Schritte zur Änderung des Kalenders
- Navigieren Sie zu 'Einstellungen > Feiertage'.
- Wählen Sie das Land und die Region, die Sie als Standard festlegen möchten.
- Klicken Sie auf 'Feiertage ansehen', um die Liste zu überprüfen.
- Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf 'Als Firmenstandard verwenden'.
- Hinweis: Diese Änderung wirkt sich auf die zukünftige Berechnung von Urlaubsansprüchen für alle Benutzer ohne benutzerdefinierten Kalender aus.
Eine Urlaubsrichtlinie erstellen oder bearbeiten
Definieren und verwalten Sie die Urlaubsarten Ihres Unternehmens.
Eine neue Richtlinie erstellen
- Navigieren Sie zu 'Einstellungen > Urlaubsrichtlinien'.
- Klicken Sie auf 'Neue Richtlinie hinzufügen'.
- Geben Sie einen Namen (z.B. 'Sonderurlaub'), die Anzahl der jährlichen Tage und die Übertragsregeln an.
- Sie können auch ein anfängliches Guthaben für bestehende Mitarbeiter für diese neue Richtlinie festlegen. Klicken Sie auf 'Richtlinie hinzufügen'.
Eine bestehende Richtlinie bearbeiten
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Bearbeiten' neben einer Richtlinie in der Liste.
- Passen Sie die Anzahl der jährlichen Tage oder die Übertragsregeln an.
- Klicken Sie auf 'Änderungen speichern'.
- Hinweis: Seien Sie vorsichtig: Eine Verringerung der Tage wirkt sich sofort auf die aktuellen Guthaben aller Mitarbeiter aus.
Ihr Abonnement und Ihre Abrechnung verwalten
Aktualisieren Sie Ihren Plan, ändern Sie Ihre Zahlungsmethode und sehen Sie sich Rechnungen an.
Zugriff auf das Abrechnungsportal
- Navigieren Sie zu 'Einstellungen > Abonnement'. Diese Registerkarte ist nur für Administratoren sichtbar.
- Überprüfen Sie Ihre aktuellen Plandetails.
- Klicken Sie auf 'Abonnement verwalten'. Sie werden sicher zum Stripe-Kundenportal weitergeleitet.
Im Stripe-Portal können Sie:
Alle Abrechnungsaufgaben werden sicher über unseren Partner Stripe abgewickelt.
- Ihren Plan ändern (Upgrade oder Downgrade).
- Ihre Zahlungsmethode aktualisieren.
- Ihren Abrechnungsverlauf einsehen und Rechnungen herunterladen.
- Ihr Abonnement kündigen.