Comment Approuver ou Refuser une Demande de Congé
En tant que manager, l'une de vos responsabilités clés est de traiter les demandes de congé.
Approuver une Demande
- Accédez à la page 'Approbations'. Toute demande en attente pour vos subordonnés directs sera affichée ici.
- Cliquez sur le bouton de coche verte ('Approuver') sur la demande que vous souhaitez traiter.
- Vous pouvez éventuellement ajouter une note, puis cliquez sur 'Confirmer l'Approbation'.
Refuser une Demande
- Cliquez sur le bouton rouge 'X' ('Refuser') sur la demande.
- Vous devez ajouter une note fournissant la raison du refus.
- Cliquez sur 'Confirmer le Refus'. L'employé sera notifié de la décision et de vos notes par e-mail.
Comprendre l'Exigence de Notes du Manager
Les notes du manager sont un élément crucial du flux d'approbation.
Pourquoi les notes sont-elles requises pour les refus ?
Un refus sans explication peut causer de la frustration et de la confusion. Exiger des notes garantit que :
- Les employés reçoivent une raison claire.
- La communication reste transparente.
- Un enregistrement du processus de décision est conservé.
Comment ça marche
Lors du refus d'une demande, le champ de texte 'Notes' est obligatoire. Les informations que vous entrez ici seront incluses dans la notification par e-mail envoyée à l'employé.
Comment Voir le Statut de Travail en Direct de Votre Équipe
L'écran Statut de l'équipe vous donne un aperçu en temps réel de l'activité de votre équipe.
Accéder à l'Écran
Cliquez simplement sur 'Statut de l'équipe' dans la barre latérale. Cette page n'est visible que pour les managers et les administrateurs.
Comprendre les Statuts
- Pointé: L'employé travaille activement.
- En Pause: L'employé a commencé une pause.
- Dépointé: L'employé a terminé de travailler pour la journée.
- En Congé: L'employé a une demande de congé approuvée pour aujourd'hui.
Comment Inviter un Nouvel Utilisateur à ClockWell
Agrandir votre équipe dans ClockWell est simple.
Étapes pour Inviter
- Accédez à la page 'Membres de l'équipe'.
- Cliquez sur le bouton 'Inviter un utilisateur'.
- Remplissez le nom, l'e-mail, le titre du nouvel utilisateur et assignez-lui éventuellement un manager.
- Cliquez sur 'Envoyer l'invitation'. L'utilisateur recevra un e-mail pour configurer son compte.
- Note: Les utilisateurs invités apparaîtront sur la page des membres de l'équipe avec le statut 'Invité' jusqu'à ce qu'ils activent leur compte.
Comment Assigner ou Changer un Manager pour un Employé
L'assignation d'un manager est essentielle pour le flux d'approbation des demandes de congé. Si un employé n'a pas de manager assigné, ses demandes de congé seront acheminées vers le premier administrateur de l'entreprise pour approbation.
Étapes pour Assigner un Manager
- Accédez à la page 'Membres de l'équipe'.
- Trouvez l'employé que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur le menu 'Actions' (trois points).
- Sélectionnez 'Définir le Manager'.
- Choisissez le nouveau manager dans la liste déroulante, ou sélectionnez 'Pas de Manager' pour le supprimer, puis cliquez sur 'Enregistrer'.
Comment Définir un Calendrier de Jours Fériés Personnalisé pour un Employé
Parfois, les employés de différentes régions doivent suivre des calendriers de jours fériés différents.
Étapes pour Définir un Calendrier
- Accédez à la page 'Membres de l'équipe'.
- Cliquez sur le menu 'Actions' (trois points) pour l'employé souhaité.
- Sélectionnez 'Définir le Calendrier des Jours Fériés'.
- Vous pouvez soit conserver le 'Standard de l'entreprise', soit choisir 'Assigner un calendrier spécifique' pour sélectionner un calendrier different par pays et région.
- Cliquez sur 'Enregistrer les modifications'.
- Note: Choisir 'Standard de l'entreprise' supprimera toute dérogation spécifique pour cet utilisateur.
Comment Définir les Soldes de Congés Initiaux pour un Employé
Lorsqu'un nouvel employé rejoint en milieu d'année, vous devez définir son solde de congés de départ pour l'année en cours. C'est une action de configuration unique.
Quand utiliser cette fonctionnalité
- Lors de l'intégration d'un nouvel employé qui a une allocation de congés au prorata pour sa première année.
- Pour corriger le solde de départ d'un employé si cela a été oublié lors de sa configuration initiale.
Étapes pour Définir les Soldes Initiaux
- Accédez à la page 'Membres de l'équipe'. Vous verrez un badge 'Nécessite une configuration' à côté de tout nouvel employé qui requiert cette action.
- Cliquez sur le menu 'Actions' (trois points) de l'employé et sélectionnez 'Définir les Soldes Initiaux'.
- Entrez le nombre de jours qu'il devrait lui rester pour chaque type de congé pour le reste de l'année en cours et cliquez sur 'Enregistrer'.
- Note: Cela ne définit le solde que pour l'année en cours. Les années futures utiliseront l'allocation annuelle par défaut ou personnalisée.
Comment Gérer les Allocations de Congés Personnalisées pour un Employé
Vous pouvez remplacer les allocations de congés par défaut de l'entreprise pour des employés individuels. Cela définit un nouveau total annuel permanent pour eux.
Quand utiliser cette fonctionnalité
- Employés de longue date avec plus de jours de vacances que la norme.
- Cadres ou autres rôles avec des conditions contractuelles différentes.
- Employés à temps partiel qui ont un droit annuel spécifique au prorata.
Étapes pour Gérer les Allocations
- Accédez à la page 'Membres de l'équipe'.
- Cliquez sur le menu 'Actions' (trois points) pour l'employé souhaité.
- Sélectionnez 'Gérer les Allocations de Congés'.
- Activez le commutateur 'Personnalisé' pour toute politique que vous souhaitez remplacer et entrez le nouveau nombre total de jours annuels. Cliquez sur 'Enregistrer'.
Comment Changer le Calendrier des Jours Fériés de l'Entreprise
Définissez le calendrier des jours fériés par défaut qui s'applique à tous les employés qui n'ont pas de dérogation individuelle.
Étapes pour Changer le Calendrier
- Accédez à 'Paramètres > Jours fériés'.
- Sélectionnez le pays et la région que vous souhaitez définir par défaut.
- Cliquez sur 'Voir les jours fériés' pour examiner la liste.
- Une fois que vous êtes satisfait, cliquez sur 'Utiliser comme standard de l'entreprise'.
- Note: Ce changement affectera les calculs futurs de congés pour tous les utilisateurs sans calendrier personnalisé.
Comment Créer ou Modifier une Politique de Congés
Définissez et gérez les types de congés de votre entreprise.
Créer une Nouvelle Politique
- Accédez à 'Paramètres > Politiques de congés'.
- Cliquez sur 'Ajouter une Nouvelle Politique'.
- Entrez un nom (par ex. 'Jour personnel'), le nombre de jours annuels et les règles de report.
- Vous pouvez également définir un solde initial pour les employés existants pour cette nouvelle politique. Cliquez sur 'Ajouter la Politique'.
Modifier une Politique Existante
- Cliquez sur le bouton 'Modifier' à côté d'une politique dans la liste.
- Ajustez le nombre de jours annuels ou les règles de report.
- Cliquez sur 'Enregistrer les modifications'.
- Note: Attention : la réduction du nombre de jours affectera immédiatement les soldes actuels de tous les employés.
Comment Gérer Votre Abonnement et Votre Facturation
Mettez à jour votre plan, changez votre mode de paiement et consultez les factures.
Accéder au Portail de Facturation
- Accédez à 'Paramètres > Abonnement'. Cet onglet n'est visible que pour les administrateurs.
- Passez en revue les détails de votre plan actuel.
- Cliquez sur 'Gérer l'abonnement'. Vous serez redirigé en toute sécurité vers le portail client de Stripe.
Dans le portail Stripe, vous pouvez :
Toutes les tâches de facturation sont gérées en toute sécurité via notre partenaire, Stripe.
- Changer de plan (mise à niveau ou déclassement).
- Mettre à jour votre mode de paiement.
- Consulter votre historique de facturation et télécharger les factures.
- Annuler votre abonnement.