Como Aprovar ou Negar um Pedido de Folga
Como gerente, uma das suas principais responsabilidades é processar os pedidos de folga.
Aprovar um Pedido
- Navegue para a página 'Aprovações'. Quaisquer pedidos pendentes para seus subordinados diretos serão mostrados aqui.
- Clique no botão de marca de verificação verde ('Aprovar') no pedido que deseja processar.
- Pode opcionalmente adicionar uma nota e depois clicar em 'Confirmar Aprovação'.
Negar um Pedido
- Clique no botão vermelho 'X' ('Negar') no pedido.
- Deve adicionar uma nota com o motivo da negação.
- Clique em 'Confirmar Negação'. O funcionário será notificado da decisão e das suas notas por e-mail.
Entendendo a Necessidade de Notas do Gerente
As notas do gerente são uma parte crucial do fluxo de trabalho de aprovação.
Por que são necessárias notas para negações?
Uma negação sem explicação pode causar frustração e confusão. Exigir notas garante que:
- Os funcionários recebem um raciocínio claro.
- A comunicação permanece transparente.
- É mantido um registo do processo de decisão.
Como Funciona
Ao negar um pedido, o campo de texto 'Notas' é obrigatório. As informações que introduzir aqui serão incluídas na notificação por e-mail enviada ao funcionário.
Como Ver o Estado de Trabalho ao Vivo da Sua Equipa
O ecrã de Estado da Equipa dá-lhe uma visão geral em tempo real da atividade da sua equipa.
Aceder ao Ecrã
Basta clicar em 'Estado da Equipa' na barra lateral. Esta página só é visível para gerentes e administradores.
Entendendo os Estados
- Ponto Batido: O funcionário está a trabalhar ativamente.
- Em Pausa: O funcionário iniciou uma pausa.
- Ponto de Saída: O funcionário terminou o trabalho por hoje.
- De Folga: O funcionário tem um pedido de folga aprovado para hoje.
Como Convidar um Novo Utilizador para o ClockWell
Aumentar a sua equipa no ClockWell é simples.
Passos para Convidar
- Navegue para a página 'Membros da Equipa'.
- Clique no botão 'Convidar Utilizador'.
- Preencha o nome, email, cargo do novo utilizador e, opcionalmente, atribua-lhe um gerente.
- Clique em 'Enviar Convite'. O utilizador receberá um e-mail para configurar a sua conta.
- Nota: Os utilizadores convidados aparecerão na página de membros da equipa com o estado 'Convidado' até ativarem a sua conta.
Como Atribuir ou Alterar um Gerente para um Funcionário
A atribuição de um gerente é crucial para o fluxo de trabalho de aprovação de pedidos de folga. Se um funcionário não tiver um gerente atribuído, os seus pedidos de folga serão encaminhados para o primeiro administrador da empresa para aprovação.
Passos para Atribuir um Gerente
- Navegue para a página 'Membros da Equipa'.
- Encontre o funcionário que deseja atualizar e clique no menu 'Ações' (três pontos).
- Selecione 'Definir Gerente'.
- Escolha o novo gerente na lista suspensa, ou selecione 'Sem Gerente' para o remover, e clique em 'Guardar'.
Como Definir um Calendário de Feriados Personalizado para um Funcionário
Por vezes, os funcionários em diferentes regiões precisam de seguir horários de feriados diferentes.
Passos para Definir um Calendário
- Navegue para a página 'Membros da Equipa'.
- Clique no menu 'Ações' (três pontos) para o funcionário desejado.
- Selecione 'Definir Calendário de Feriados'.
- Pode manter o 'Padrão da Empresa' ou escolher 'Atribuir Calendário Específico' para selecionar um calendário diferente por país e região.
- Clique em 'Guardar Alterações'.
- Nota: A escolha de 'Padrão da Empresa' removerá qualquer substituição específica para esse utilizador.
Como Definir Saldos Iniciais de Folga para um Funcionário
Quando um novo funcionário entra a meio do ano, precisa de definir o seu saldo inicial de folga para o ano corrente. Esta é uma ação de configuração única.
Quando Usar Isto
- Ao integrar um novo funcionário que tem um subsídio de folga proporcional para o seu primeiro ano.
- Para corrigir o saldo inicial de um funcionário se foi esquecido durante a configuração inicial.
Passos para Definir Saldos Iniciais
- Navegue para a página 'Membros da Equipa'. Verá um emblema 'Requer Configuração' ao lado de qualquer novo funcionário que necessite desta ação.
- Clique no menu 'Ações' (três pontos) para o funcionário e selecione 'Definir Saldos Iniciais'.
- Introduza o número de dias que ele deve ter restantes para cada tipo de folga para o resto do ano corrente e clique em 'Guardar'.
- Nota: Isto apenas define o saldo para o ano corrente. Os anos futuros usarão o subsídio anual padrão ou personalizado.
Como Gerir Subsídios de Folga Personalizados para um Funcionário
Pode substituir os subsídios de folga padrão de toda a empresa para funcionários individuais. Isto define um novo total anual permanente para eles.
Quando Usar Isto
- Funcionários com longa data com mais dias de férias do que o padrão.
- Executivos ou outros cargos com termos de contrato diferentes.
- Funcionários a tempo parcial que têm um direito anual proporcional específico.
Passos para Gerir Subsídios
- Navegue para a página 'Membros da Equipa'.
- Clique no menu 'Ações' (três pontos) para o funcionário desejado.
- Selecione 'Gerir Subsídios de Folga'.
- Alterne o interruptor 'Personalizado' para qualquer política que deseje substituir e insira o novo número total de dias anuais. Clique em 'Guardar'.
Como Alterar o Calendário de Feriados de Toda a Empresa
Defina o calendário de feriados padrão que se aplica a todos os funcionários que não têm uma substituição individual.
Passos para Alterar o Calendário
- Navegue para 'Configurações > Feriados'.
- Selecione o país e a região que deseja definir como padrão.
- Clique em 'Ver Feriados' para rever a lista.
- Quando estiver satisfeito, clique em 'Usar como Padrão da Empresa'.
- Nota: Esta alteração afetará os cálculos futuros de folgas para todos os utilizadores sem um calendário personalizado.
Como Criar ou Editar uma Política de Folga
Defina e gira os tipos de folga da sua empresa.
Criar uma Nova Política
- Navegue para 'Configurações > Políticas de Folga'.
- Clique em 'Adicionar Nova Política'.
- Introduza um nome (ex: 'Folga Pessoal'), o número de dias anuais e as regras de transição.
- Pode também definir um saldo inicial para os funcionários existentes para esta nova política. Clique em 'Adicionar Política'.
Editar uma Política Existente
- Clique no botão 'Editar' ao lado de uma política na lista.
- Ajuste o número de dias anuais ou as regras de transição.
- Clique em 'Guardar Alterações'.
- Nota: Tenha cuidado: reduzir os dias afetará imediatamente os saldos atuais de todos os funcionários.
Como Gerir a Sua Subscrição e Faturação
Atualize o seu plano, altere o seu método de pagamento e veja as faturas.
Aceder ao Portal de Faturação
- Navegue para 'Configurações > Subscrição'. Este separador só é visível para administradores.
- Reveja os detalhes do seu plano atual.
- Clique em 'Gerir Subscrição'. Será redirecionado em segurança para o portal do cliente da Stripe.
No Portal da Stripe, pode:
Todas as tarefas de faturação são geridas em segurança através do nosso parceiro, a Stripe.
- Alterar o seu plano (upgrade ou downgrade).
- Atualizar o seu método de pagamento.
- Ver o seu histórico de faturação e descarregar faturas.
- Cancelar a sua subscrição.