Cómo Aprobar o Denegar una Solicitud de Ausencia
Como gerente, una de tus responsabilidades clave es gestionar las solicitudes de ausencia.
Aprobar una Solicitud
- Navega a la página de 'Aprobaciones'. Cualquier solicitud pendiente para tus subordinados directos se mostrará aquí.
- Haz clic en el botón de marca de verificación verde ('Aprobar') en la solicitud que deseas gestionar.
- Opcionalmente, puedes añadir una nota y luego hacer clic en 'Confirmar Aprobación'.
Denegar una Solicitud
- Haz clic en el botón rojo 'X' ('Denegar') en la solicitud.
- Debes añadir una nota proporcionando el motivo de la denegación.
- Haz clic en 'Confirmar Denegación'. El empleado será notificado de la decisión y tus notas por correo electrónico.
Entendiendo el Requisito de Notas del Gerente
Las notas del gerente son una parte crucial del flujo de trabajo de aprobación.
¿Por qué se requieren notas para las denegaciones?
Una denegación sin una explicación puede causar frustración y confusión. Requerir notas asegura que:
- Los empleados reciban un razonamiento claro.
- La comunicación permanezca transparente.
- Se mantenga un registro del proceso de toma de decisiones.
Cómo Funciona
Al denegar una solicitud, el campo de texto 'Notas' es obligatorio. La información que introduzcas aquí se incluirá en la notificación por correo electrónico enviada al empleado.
Cómo Ver el Estado de Trabajo en Vivo de tu Equipo
La pantalla de Estado del Equipo te da una visión general en tiempo real de la actividad de tu equipo.
Accediendo a la Pantalla
Simplemente haz clic en 'Estado del Equipo' en la barra lateral. Esta página solo es visible para gerentes y administradores.
Entendiendo los Estados
- Fichado: El empleado está trabajando activamente.
- En Pausa: El empleado ha comenzado una pausa.
- Fichado de Salida: El empleado ha terminado de trabajar por hoy.
- De Permiso: El empleado tiene una solicitud de ausencia aprobada para hoy.
Cómo Invitar a un Nuevo Usuario a ClockWell
Aumentar tu equipo en ClockWell es sencillo.
Pasos para Invitar
- Navega a la página 'Miembros del Equipo'.
- Haz clic en el botón 'Invitar Usuario'.
- Rellena el nombre, correo electrónico, cargo del nuevo usuario y, opcionalmente, asígnale un gerente.
- Haz clic en 'Enviar Invitación'. El usuario recibirá un correo electrónico para configurar su cuenta.
- Nota: Los usuarios invitados aparecerán en la página de miembros del equipo con el estado 'Invitado' hasta que activen su cuenta.
Cómo Asignar o Cambiar un Gerente para un Empleado
Asignar un gerente es fundamental para el flujo de trabajo de aprobación de solicitudes de ausencia. Si un empleado no tiene un gerente asignado, sus solicitudes de ausencia se dirigirán al primer administrador de la empresa para su aprobación.
Pasos para Asignar un Gerente
- Navega a la página 'Miembros del Equipo'.
- Encuentra al empleado que deseas actualizar y haz clic en el menú 'Acciones' (tres puntos).
- Selecciona 'Establecer Gerente'.
- Elige al nuevo gerente de la lista desplegable o selecciona 'Sin Gerente' para eliminarlo, y haz clic en 'Guardar'.
Cómo Establecer un Calendario Festivo Personalizado para un Empleado
A veces, los empleados de diferentes regiones necesitan seguir diferentes calendarios de festivos.
Pasos para Establecer un Calendario
- Navega a la página 'Miembros del Equipo'.
- Haz clic en el menú 'Acciones' (tres puntos) para el empleado deseado.
- Selecciona 'Establecer Calendario Festivo'.
- Puedes mantener el 'Estándar de la Empresa' o elegir 'Asignar Calendario Específico' para seleccionar un calendario diferente por país y región.
- Haz clic en 'Guardar Cambios'.
- Nota: Elegir 'Estándar de la Empresa' eliminará cualquier anulación específica para ese usuario.
Cómo Establecer Saldos de Ausencia Iniciales para un Empleado
Cuando un nuevo empleado se une a mitad de año, necesitas establecer su saldo de ausencia inicial para el año en curso. Esta es una acción de configuración única.
Cuándo Usar Esto
- Al incorporar a un nuevo empleado que tiene una asignación de ausencia prorrateada para su primer año.
- Para corregir el saldo inicial de un empleado si se omitió durante su configuración inicial.
Pasos para Establecer Saldos Iniciales
- Navega a la página 'Miembros del Equipo'. Verás una insignia de 'Necesita Configuración' junto a cualquier nuevo empleado que requiera esta acción.
- Haz clic en el menú 'Acciones' (tres puntos) para el empleado y selecciona 'Establecer Saldos Iniciales'.
- Introduce el número de días que debe tener restantes para cada tipo de ausencia para el resto del año en curso y haz clic en 'Guardar'.
- Nota: Esto solo establece el saldo para el año en curso. Los años futuros usarán la asignación anual predeterminada o personalizada.
Cómo Gestionar Asignaciones de Ausencia Personalizadas para un Empleado
Puedes anular las asignaciones de ausencia predeterminadas de toda la empresa para empleados individuales. Esto establece un nuevo total anual permanente para ellos.
Cuándo Usar Esto
- Empleados con antigüedad con más días de vacaciones que el estándar.
- Ejecutivos u otros roles con diferentes términos de contrato.
- Empleados a tiempo parcial que tienen un derecho anual prorrateado específico.
Pasos para Gestionar Asignaciones
- Navega a la página 'Miembros del Equipo'.
- Haz clic en el menú 'Acciones' (tres puntos) para el empleado deseado.
- Selecciona 'Gestionar Asignaciones de Ausencia'.
- Activa el interruptor 'Personalizado' para cualquier política que desees anular e introduce el nuevo número total de días anuales. Haz clic en 'Guardar'.
Cómo Cambiar el Calendario Festivo de Toda la Empresa
Establece el calendario festivo predeterminado que se aplica a todos los empleados que no tienen una anulación individual.
Pasos para Cambiar el Calendario
- Navega a 'Ajustes > Festivos'.
- Selecciona el país y la región que deseas establecer como predeterminados.
- Haz clic en 'Ver Festivos' para revisar la lista.
- Una vez que estés satisfecho, haz clic en 'Usar como Estándar de la Empresa'.
- Nota: Este cambio afectará a los cálculos futuros de permisos para todos los usuarios sin un calendario personalizado.
Cómo Crear o Editar una Política de Ausencia
Define y gestiona los tipos de ausencia de tu empresa.
Crear una Nueva Política
- Navega a 'Ajustes > Políticas de Ausencia'.
- Haz clic en 'Añadir Nueva Política'.
- Introduce un nombre (p.ej., 'Día Personal'), el número de días anuales y las reglas de arrastre.
- También puedes establecer un saldo inicial para los empleados existentes para esta nueva política. Haz clic en 'Añadir Política'.
Editar una Política Existente
- Haz clic en el botón 'Editar' junto a una política en la lista.
- Ajusta el número de días anuales o las reglas de arrastre.
- Haz clic en 'Guardar Cambios'.
- Nota: Ten cuidado: reducir los días afectará inmediatamente los saldos actuales de todos los empleados.
Cómo Gestionar tu Suscripción y Facturación
Actualiza tu plan, cambia tu método de pago y consulta facturas.
Acceder al Portal de Facturación
- Navega a 'Ajustes > Suscripción'. Esta pestaña solo es visible para los administradores.
- Revisa los detalles de tu plan actual.
- Haz clic en 'Gestionar Suscripción'. Serás redirigido de forma segura al portal de clientes de Stripe.
En el Portal de Stripe, puedes:
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